Čeká vás vaše první tisková konference a vy si nejste jisti tím, jak vůbec celou sešlost zorganizovat? Nebo jich máte několik za sebou a jen se chcete utvrdit v tom, že vaše tisková konference nemá chybu? V tomto článku nahlédneme pod roušku tiskových konferencí a řekneme si, na co je třeba myslet a na co naopak raději zapomenout.
Pokud patříte mezi manažery lukrativních společností, nemusí být tisková konference a tlak ze strany médií překvapivým momentem. V některých případech se novinářům nedá vyhnout a vám nezbývá nic jiného, než tomuto nepříjemnému přepadení věnovat svou pozornost a jít s kůží na trh. Média se nejraději objevují u skandálů, podezření ze zpronevěry, podvodů, ale také nezapomínají na pozitivnější události v podobě nečekaného úspěchu či unikátní novinky na trhu. Nejčastěji jsou však média zvána na tiskovou konferenci, kterou můžete kdykoliv založit.
Kdy tiskovou konferenci založit
Tiskovou konferenci zakládáme jen tehdy, když chceme veřejnosti sdělit zásadní změny nebo novinky spojené s chodem vaší společnosti. Pokud jde o změny, které se dotknou široké veřejnosti, je tisková konference tou nejvhodnější cestou, jak o událostech informovat v co nejkratším možném čase. Ještě předtím, než zburcujete všechny novináře z místní Lhoty, zeptejte se sami sebe, jestli je tisková konference opravdu důležitá a změny týkající se chodu společnosti natolik zásadní. Hodnocení a vážnost celé akce nehodnoťte ze svého pohledu, ale pokuste se na vše nahlížet z pohledu veřejnosti.
Tiskovou konferenci svoláváme v těchto případech:
- Jen tehdy pokud, chceme sdělit něco zásadního nebo významného pro veřejnost;
- V případě zahájení nebo ukončení dlouhodobého projektu s dopadem na veřejnost;
- Pokud máte zájem představit důležitou osobnost;
- Stane li se nějaká pohroma nebo neštěstí obsáhlejšího charakteru;
- Jako reakci na útok v médiích.
Jedním z nejdůležitějších bodů celé tiskovky je místo a čas konání. Pro jistotu zavolejte přímo na ČTK a ubezpečte se, že v daný termín není něco domluveno. Pokud nemáte zájem nebo z nějakých důvodů nechcete na ČTK volat, vydejte tiskovou zprávu o zahájení tiskové konference na desátou hodinu. Nejvhodnějším termínem je úterý, středa a čtvrtek. Právě v tuto dobu jsou novináři po redakční době v terénu. Pondělí se většinou koná velká porada, novináři jsou proto zaneprázdnění. Na druhou stranu pátek je takovou malou sobotou, proto je lepší využít předchozích dnů.
Jak má vypadat tisková zpráva
Tisková konference nemusí být vždy striktně v kanceláři nebo konferenčním sálu. Nebojte se experimentovat a svolejte tiskovou konferenci před budovou své společnosti nebo přímo na místě neštěstí. Tisková konference se vždy oznamuje tiskovou zprávou, kde musí být uveden přesný datum a čas konání. Nesmí se zapomenout na místo a na logo společnosti. Tiskovou zprávu nikterak neprotahujte držte se stručného a výstižného popisu opírající se pouze o fakta.
Maximální délka klasické tiskové zprávy by neměla přesáhnout pět odstavců se zvoleným stylem obrácené pyramidy. To znamená, že na začátek vypisujte to nejdůležitější a na samém konci méně důležitá sdělení týkající se tiskové konference. Tiskovou konferenci oznamujeme vždy prostřednictvím ČTK.
Pro novináře si nachystejte:
- Tiskovou zprávu;
- Jména na cedulkách plánovaných řečníků;
- Nesmí chybět prezenční listina;
- Některé písemné materiály můžete poskytnout na CD;
- Pokud máte k dispozici CD s fotografiemi, poskytněte je také;
- Pokud máte video materiály, rovněž nabídněte;
- Zajistěte optimální občerstvení.