Jak správně zrušit meeting

Rušení schůzek je součástí moderního života. Lidé přesouvají schůzky téměř pravidelně. A pokud to udělají správně, nikdo s tím nemá žádný problém. Ale co když se vyskytnou kritické situace, ve kterých musíte zakročit opatrněji? Při přesouvání nebo rušení setkání se zkuste vždy vcítit do těch lidí, kterým musíte tu zprávu oznámit. Dávejte si pozor na následky, které můžete zrušením schůzky způsobit. Ukážeme si některé situace, ve kterých byste mohli potřebovat pomoci.

  1. Když potřebujete přesunout schůzku, udělejte to pár dní předem – Ať už máte asistenta nebo si plánujete rozvrh sami, slušný email s informací o přesunutí setkání je většinou akceptovatelný.
  2. Den předem – To už začíná být problematické. Na to, abyste mohli zrušit jednání den předem, musíte dotyčnou osobu a řešený problém důkladně znát. Jsou lidé, kteří nemají každý den napráskaný program, ale také existují ti, kteří času moc nemají. Pokud jde o člověka, kterého znáte dost dobře, snažte se s ním zdvořile a hlavně urychleně domluvit na přesunu schůzky. Ale ať už jde o kohokoli, pamatujte na to, že jste to vy, kdo schůzku ruší. A proto tomu člověku třeba navrhněte, že zajdete pro přesunutí schůzky do jeho kanceláře (samozřejmě pokud jde o osobu ze stejné budovy/firmy). Tak to pro něj bude pohodlnější a nebude tak naštvaný.
  3. V den setkání – Pro takové zrušení byste měli mít hodně obstojný důvod jako třeba problémy s dojezdem na místo setkání, závažnou nemoc nebo jen výjimečné případy, kterým se nemůžete vyhnout. Je to ještě horší, pokud jste ten, kdo si meeting vyžádal. V takovém případě to vyžaduje okamžitý email nebo ještě lépe telefonát a velkou snahu o přesunutí schůzky.
  4. Hodinu před konáním jednání – To už ale musí padat nebe. Takové věci se totiž nedělají. Každý s tím počítá a není vůbec jednoduché schůzi zrušit nebo přesunout. V takovém případě snad nejste člověk, který si jednání vyžádal. Pokud ale chcete zrušit něco hodinu předem, vyžaduje to osobní telefonát s upřímnou omluvou. Pokud je toto jednání první věc na programu rána, ani na rušení nemyslete. Člověk, se kterým se máte setkat, si určitě to ráno zařídil podle vás.
  5. 5. Pokud jde o třetí přesun – Když už jste přesunuli schůzku jednou, určitě se snažíte nepřesunout ji znovu. Pokud jde o jednání hodně dopředu, ještě je to zvládnutelné. Ale pokud jde o třetí pokus, začíná to být už hodně otravné. Proto člověku, se kterým se máte setkat, nezapomeňte třeba koupit oběd nebo poslat do kanceláře koláčky s omluvnou kartičkou, dlužíte mu to.
  6. Pokud je zapojeno více lidí – Dělejte to nejlepší, abyste nemusel přesouvat jednání, do kterého je zapojeno mnoho lidí. Nemluvím teď o několika lidech ze stejné firmy nebo o partnerech. Ale pokud máte mít jednání s lidmi z 5 různých firem z 5 různých měst, nesluší se takovou schůzi rušit. Když už ale musíte, je třeba jednat rychle a co nejvíce dopředu. Změny na poslední chvíli vás donutí se zapotit a přinesou obtíže do vztahů s vašimi spolupracovníky.

Rušit či přesouvat setkání není jednoduché. Ale všechno jde, když se chce. Dejte na své dobré vychování a spoléhejte na své instinkty. S takovým jednáním na vás lidé nebudou za zrušení schůze tolik naštvaní.

Ohodnoťte

      GDPR: Jsme správci osobních údajů a chráníme je v souladu se zákonem 101/2000 Sb., O ochraně osobních údajů a s principy obsaženými ve směrnici EU č. 95/46/EC. Po odeslání komentáře zpracováváme tyto údaje - jméno, e-mail a IP adresu. E-mail používáme pro odeslání informační zprávy, že vám někdo odpověděl na dotaz. Pro jiné účely jej nevyužíváme. IP adresu sledujeme z důvodu ochrany před spamem. Pokud budete chtít údaje odstranit, tak nás kontaktujte na info@fortulion.cz